Las auditorías de seguridad alimentaria planificadas por los sistemas de certificación IFS, BRC o FSSC 22000 también se han visto afectadas por el COVID-19. Esta situación excepcional está creando restricciones en las auditorías in situ que podrían ocasionar un cierto impacto en el estado de certificación de las empresas, debido a las medidas de precaución que han adoptado los gobiernos y los fabricantes.

Para afrontar esta situación, la Global Food Safety Initiative (GFSI) ha establecido unas directrices de actuación. En su último posicionamiento (30/03/2020), el Comité Técnico aconseja proceder de la siguiente manera:

  • Seguir el procedimiento IAF ID3:2011: “Gestión de eventos o circunstancias extraordinarias que afecten a los organismos de acreditación, a los organismos de certificación y a las empresas certificadas”.
  • Las empresas certificadas y los organismos de certificación  deben seguir los requisitos estipulados por la normativa nacional aplicable para gestionar el brote de COVID-19. En caso de divergencias en las posiciones de GFSI, prevalecerán los requisitos reglamentarios.
  • No se reconocerán los certificados cuyas auditorías se hayan realizado en remoto. Las empresas certificadas pendientes de auditar tienen dos opciones:

– Prolongar el certificado.

– Dejar que el certificado caduque.

Proceso para prolongar el certificado

GFSI establece las siguientes directrices para determinar si se puede otorgar una extensión a los certificados en aquellos países o regiones donde los auditores no pueden acceder a las empresas:

  • La entidad certificadora debe demostrar que no existe otra posibilidad que prolongar el certificado.
  • Si se otorga una prórroga, todas las decisiones y procedimientos que condujeron a la prolongación del certificado deben documentarse por completo y basarse en evaluaciones de riesgos, como se indica en el documento IAF ID3: 2011.
  • Se debe mantener una reevaluación continua por parte del entidad certificadora de la posibilidad de realizar las auditorías en las empresas con el certificado prolongado y hacerlas lo antes posible, reprogramándolas con un orden basado en una evaluación de riesgos.
  • La extensión del certificado puede durar hasta 6 meses.

Qué han decidido al respecto IFS, BRCGS Y FSSC 22000

En este escenario, las normas IFS, BRC o FSSC22000 han comunicado la siguiente información, que puede ir cambiando según la situación de la pandemia:

Norma IFS

El posicionamiento de IFS es que la certificación solo puede acreditarse con las auditorías in situ. Por lo tanto, las certificaciones IFS que no puedan ser auditadas presencialmente no podrán prolongarse, perdiendo su validez una vez sobrepasada su fecha de vigencia.

Sin embargo, como respuesta a la situación actual, IFS ha desarrollado una nueva herramienta llamada IFS Remote Surveillance Check.

Se trata de un control  voluntario que permite a las empresas certificadas IFS demostrar que los procedimientos de apoyo y los procesos de gestión siguen vigentes en la situación actual.

Este control sólo es aplicable a las empresas certificadas IFS en las que no sea posible realizar una auditoría de renovación programada debido a la crisis del Coronavirus y sólo puede ser realizado por la entidad de certificación que emitió el último certificado y preferiblemente por el mismo auditor.

Los requisitos para realizar el control con IFS Remote surveillance checks se pueden descargar en el siguiente enlace: IFS remote surveillance check 

La entidad de certificación emitirá un informe y el resultado (aprobado /no aprobado), y toda la información se subirá a la base de datos de IFS.  La validez del “Resultado del Remote Surveillance Check” es válida por un máximo de seis meses.

Tan pronto como sea posible, deberá llevarse a cabo una auditoría completa IFS in situ. En ese momento dejará de tener validez el “Resultado del Remote Surveillance Check”.

Norma BRCGS

BRCGS permitirá solicitar una prolongación de la validez de los certificados a las empresas que actualmente operan bajo sus estándares, hasta un período de 6 meses. Esto sólo es aplicable a los sitios donde actualmente el acceso está restringido y no pueden realizarse auditorias in situ.

La autorización de la prolongación del certificado se basará en una evaluación de riesgos, que sólo puede ser realizada por el organismo de certificación actual del sitio, con la que se confirmará que es apropiada la prórroga. Este proceso se validará y verificará mediante el intercambio de documentos relevantes y una entrevista.  El organismo de certificación revisará los procedimientos establecidos para controlar el impacto de seguridad alimentaria de las circunstancias extraordinarias de COVID-19 en las operaciones del sitio auditado y la implementación efectiva de un plan de respuesta ante la emergencia.

En el caso de que el Organismo de Certificación tenga dudas sobre la prolongación de la certificación, quedarán documentadas en un formato similar a las “no conformidades” y acordará con el sitio las acciones a llevar a cabo, si son posibles, para que la certificación puede ser prorrogada. En el caso de que la evaluación de riesgos no se  pueda completar, el certificado actual caducará. Si el organismo de certificación considera que la prolongación de la certificación del sitio es apropiada, se podrá emitir una prolongación del certificado de 6 meses.

Los certificados solo se pueden extender al alcance actual de la certificación, no se pueden realizar cambios significativos en este sentido. En el caso de los sitios que están actualmente certificados con un grado C o D, éstos se clasificarán como de “alto riesgo” y los certificados no se podrán extender.

Las auditorías no anunciadas no se realizaran, por el momento.

Una vez que los sitios estén de nuevo accesibles, las auditorías completas se realizará de manera normal y se emitirá un nuevo certificado por otros 12 meses.

Más información sobre el procedimiento para prolongar la validez del certificado de BRCGS está disponible en el documento: BRC072 BRCGS Audits impacted by Covid-19

Norma FSSC 22000

La norma FSSC 22000 también establece la posibilidad de solicitar la prolongación de la validez de la certificación hasta un período de seis meses. Esta excepción aplica solamente a aquellos sitios  que no puedan ser auditados debido a la situación actual de pandemia de COVID-19.

Para ello los organismos de certificación deberán realizar una evaluación del riesgo de prolongar la certificación y mantener un proceso documentado que defina los métodos para evaluar la organización afectada por el COVID-19.

En todos los casos, el Organismo de Certificación deberá tener los procedimientos documentados y mantener registros de las actividades, según lo requerido por FSSC 22000 versión 5, sección 5.10 de la Parte 3 Requisitos para el proceso de certificación.

El OC realizará también una entrevista con la empresa auditada para evaluar las acciones del sitio en respuesta a COVID-19 y garantizar que la organización certificada haya desarrollado / ajustado sus procedimientos y operaciones para garantizar el cumplimiento continuo de  la norma y el suministro de productos seguros.

Más información sobre el procedimiento para prolongar la validez del certificado de FSSC 22000  está disponible en: CB Requirements in relation to Novel Coronavirus (COVID-19) – Version 2

Fuentes: GFSI, IFS, BRCGS, FSSC22000